USB-sticks voor op reis
Medewerkers werken niet altijd op een vaste werkplek. Onderweg naar een afspraak of tijdens een zakenreis kan het nodig zijn om een presentatie, ontwerp of ander bestand mee te nemen. Een compacte USB-stick kan daarvoor worden gebruikt, mits dit past binnen het beveiligingsbeleid van de organisatie. Voor bedrijven die regelmatig bestanden fysiek overdragen, kan een mini-USB-stick een passend relatiegeschenk zijn. Door het kleine formaat neemt de ontvanger de stick gemakkelijk mee in een laptoptas, etui of jaszak.
Bestanden meenemen zonder afhankelijk te zijn van internet
Cloudopslag wordt veel gebruikt om documenten op verschillende apparaten te openen. Toch is er niet op iedere locatie een betrouwbare internetverbinding beschikbaar. Ook kan een organisatie ervoor kiezen om bepaalde bestanden niet via een externe clouddienst te delen. Een USB-stick biedt dan een directe manier om bestanden mee te nemen of aan een klant te overhandigen. Denk bijvoorbeeld aan een presentatie voor een afspraak of documentatie die tijdens een training wordt gebruikt. Controleer vooraf wel of de aansluiting van de stick past bij de apparaten waarop de bestanden geopend moeten worden.
Een USB-stick is niet automatisch een back-up
In de oorspronkelijke blog werd gesteld dat bestanden op een USB-stick veiliggesteld zijn wanneer een laptop crasht of wordt gestolen. Dat klopt alleen wanneer de bestanden zowel op de laptop als op een aparte gegevensdrager zijn opgeslagen. Staat het enige exemplaar op de USB-stick, dan kunnen de bestanden alsnog verloren gaan wanneer de stick defect raakt of kwijtraakt. Gebruik een USB-stick daarom niet als enige back-up van belangrijke bedrijfsdocumenten. Binnen een goede back-upstrategie worden meerdere kopieën op verschillende soorten opslag bewaard. De USB-stick kan daar eventueel onderdeel van zijn, maar vervangt geen volledige back-upoplossing.
Let op bij vertrouwelijke bedrijfsgegevens
Een klein formaat maakt een mini-USB-stick gemakkelijk mee te nemen, maar zorgt er ook voor dat de stick sneller zoekraakt. Plaats daarom niet zomaar persoonsgegevens, financiële documenten of andere vertrouwelijke bestanden op een onbeveiligde stick. Bespreek binnen de organisatie welke gegevens medewerkers op losse gegevensdragers mogen bewaren. Bij gevoelige informatie kan versleuteling nodig zijn. Sommige organisaties blokkeren USB-opslag volledig of staan alleen vooraf goedgekeurde gegevensdragers toe.
Een mini-USB-stick met bedrijfslogo
Bij USBstick.nl zijn verschillende compacte USB-sticks verkrijgbaar die met een logo of tekst kunnen worden bedrukt. Een mini-USB-stick biedt ruimte voor een herkenbare bedrukking, zonder dat de ontvanger een groot product hoeft mee te nemen. Het product kan worden ingezet als relatiegeschenk voor medewerkers die regelmatig onderweg zijn. Ook kan de stick worden meegegeven tijdens een zakelijke bijeenkomst, bijvoorbeeld wanneer er bestanden of documentatie bij de bijeenkomst horen. Kies een rustig ontwerp dat past bij het beschikbare drukvlak. Een bedrijfslogo of korte naam is meestal duidelijker dan een lange boodschap.
Zo blijft de bedrukking leesbaar en is direct zichtbaar van welke organisatie de USB-stick afkomstig is. Al het werk dat via de laptop gedaan kan worden, kan hierop ook opgeslagen worden. Maar wat nou als iemands laptop crasht of gestolen wordt? Dan zijn alle documenten verdwenen. De USB-stick biedt hiervoor de oplossing. Al je documenten kunnen opgeslagen worden op deze stick, waardoor je ze overal mee naartoe kunt nemen en ze bovendien veilig gesteld zijn met het oog op crashes van je elektronische apparatuur.